گانت چارت‌ها چگونه به کمک مدیریت پروژه می‌آیند؟ (قسمت اول)

گانت چارت‌ها چگونه به کمک مدیریت پروژه می‌آیند؟ (قسمت اول)

گانت چارت نوعی نمودار برای مدیریت پروژه‌ است که در هر حال در پروژه‌ای چند روزه گرفته تا پروژه‌ای سخت و طولانی می‌توان از آن استفاده کرد. در قسمت اول ما بحث مختصری در مورد گانت چارت که امروزه یکی از ملزومات مدیریت پروژه شده می‌پردازیم.

گانت چارت از زمانی که تعریف شد تا امروزه اینقدر پر بازده بوده که هنوز هم مورد استفاده قرار می‌گیرد به طوری این مسئله هنوز در مدیریت پروژه پررنگ و مهم است که شرکت‌ها یا سایت‌هایی هنوز هستند که می‌خواهند راهکارهای خود را با تبلیغات گوگل بفروشند.

همه چیز از سال ۱۸۹۶ یلادی شروع شد. قتی که یک مهندس لهستانی به نام کارول آدامیکی، یک نمودار که به آن هارمونوگراف می‌گفت طراحی کرد تا راه برنامه‌های تولیدی که نمایش داده می‌شدند را بهتر کند. چند سال بعد چند مقاله در به زبان‌های روسی و لهستانی در مورد اینکه نمودارش چگونه کار می‌کند نوشت.

وقتی که آدامیکی سرش گرم این بود که مقاله‌هایش را هم به انگلیسی به جهانیان نیز معرفی کند، مهندس مکانیکی به نام هنری گانت در آمریکا روی یک طرح مشابه در مورد نمایش فرآیندها و وابستگی مقابل کار می‌کرد. در بین سال‌های ۱۹۱۰ تا ۱۹۱۵ گانت این فرصت را داشت که متد خودش را به انگلیسی به بقیه بشناساند و از این فرصت طلایی‌اش استفاده کرد. از این رو، این راه حل به گانت پیوند داده شد و او “پدر نمودارهای گانت” شد.

در اوایل معرفی این روش، تمام نمودارهای گانت با دست و روی کاغذ ترسیم می‌شدند و مشکل کار آنجا بود که اگر پروژه دستخوش تغییراتی می‌شد می‌بایست از ابتدا این نمودارها ترسیم شوند که معلوم است کار ساده‌ای نبود. این مشکل بزرگ چندی بعد با ساخت کامپیوترهای شخصی و توسعه نرم‌افزاری حل شد. هر تیم مدیریت پروژه‌ای اکنون استفاده از نرم‌افزار‌ها را کاملا جایگزین روش قدیمی کرده‌اند. 

چرا گانت چارت‌ها هنوز مورد استفاده قرار می‌گیرند؟

از صد سال پیش تا کنون گانت چارت‌ها بهترین راه برای نماش وظایف و فعالیت‌ها در برابر زمان بوده‌اند و هنوز هنوز یکی از مفیدترین و محبوب ترین روش های برنامه ریزی در مدیریت پروژه هستند.

چرا؟ برای اینکه برای اینکه یک گانت چارت، یک نمودار متحد کامل برای برنامه ریزی و زمان بندی پروژه‌ها است: نمودار به شما می‌گوید که چه کسی  دقیقا باید چکار کند، چه زمانی باید کاری را شروع کند و چقدر طول می‌کشد تا یک کار را کامل انجام دهد.

در سمت چپ این نمودار تمام کارهایی که باید انجام شوند نوشته و در سمت چپ، نمودار با یک نوار نشان داده می‌شود که هر وظیفه در یک بازه زمانی باید انجام شود.

یک گانت چارت همچنین نشان می دهد که فعالیت های همپوشانی و ارتباط بین وظایف مرتبط با یکدیگر چگونه است. برای بیشتر افراد، ساخت این نمودار ها بصری و خود توضیحی است که نیاز به آموزش خاصی ندارد. هنگامی که نمودار ساخته شده است، هر کسی که در این پروژه دخیل است، می تواند به آسانی متوجه شود چه کاری دارد اتفاق می‌افتد.

نظارت بر پروژه نیازمند توجه دائمی، ارتباطات تیمی و برنامه ریزی های زمان بندی برای اطمینان از اینکه شما روی بودجه تعیین شده کار می‌کنید و کارها طبق برنامه انجام می‌شوند. در حالی که اکثر این موارد بر مهارت های نرم افزاری مدیر پروژه تکیه می کنند، گانت چارت این کار را بسیار ساده تر را انجام می دهد.

هر نوار کار می‌تواند درصد تکمیل کار را نشان دهد که به مدیر پروژه ها کمک خواهد کرد که آیا منابع اضافی باید اختصاص داده شود یا خیر. بیشتر سیستم عامل های نرم افزاری به شما امکان تغییر دادن را با درگ کردن یا رها کردن وظایف، وابستگی ها یا نقاط قوت را می‌دهند و به طور خودکار به روز رسانی‌هایی که سایر اجزای پروژه تحت تاثیر قرار می گیرند، ایجاد می کنند.

چگونه یک گانت چارت بسازیم؟

برای ایجاد یک گانت چارت، می‌توانید هم از اکسل و هم از نرم افزارهای مختص مدیریت پروژه استفاده کنید. هر دوی آن‌ها یک سری خوبی‌ها و یک سری بدی‌ها دارند. هر کدام از راه‌ها را برای شروع ساختن آن انتخاب کنید کاملا شبیه هم هستند.

۱. یک لیست تمام کارهایی که باید در پروژه انجام شوند، بنویسید.

۲. برآورد طول مدت هر کار و اعطای آن به اعضای تیم

۳.تصمیم بگیرید که چه وظایفی مستقل و کدام بستگی به دیگران دارد

قدم بعدی این است که مسیر بحرانی را شناسایی کنید. وقتی بعضی‌ها فکر می‌کنند که این مسیر بحرانی، شامل مهم‌ترین وظایف می‌شود، این واقعا به تنهایی طولانی ترین دنباله ای از وظایف وابسته در یک پروژه است – این نشان دهنده حداقل زمان لازم برای تکمیل پروژه است. در تعریف فنی مسیر بحرانی آمده است که این مسیر دنباله‌ای از بسته‌های کاری شبکه‌ای است که باید در آن کمترین صعف و سستی قرار داشته باشد.

ساده ترین راه برای نشان دادن مسیر بحرانی، ایجاد یک نمودار شبکه است. شما می توانید این کار را با کشیدن هر کار پروژه و مدت زمان آن بر روی کاغذ و پیوند دادن وظایف بین آنها و یا با استفاده از یک نوع ابزار ذهنی نقشه برداری انجام دهید. 

هنگامی که مسیر بحرانی را شناسایی کرده اید، می توانید شروع به اضافه کردن وظایف به صورت مرتب به صورت یک به یک کنید. پس از اتمام، مستقیما و یا “شناور” کارهایی را که می توانید بدون در نظر گرفتن وضعیت سایر کارها تکمیل کنید، اضافه کنید. وظایف شناور باید در پایین گروه بندی شود و مسیر بحرانی باید در بالا باقی بماند. این باعث می شود که پروژه را نظارت و تنظیم کنید.

ادامه دارد…

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *